روابط عمومی در سازمانهای ورزشی

مقدمه‌
امروزه‌ ارتباطات‌ نقش‌ بسیار مهمی‌ در پیشبرد اهداف‌ یک‌ سازمان‌ ایفاء می‌ کند و بهبودکیفی‌ و کمی‌ فعالیتهای‌ سازمان‌ و افزایش‌ بهره‌ وری‌ از امکانات‌ و نیروی‌ انسانی‌ در سایه‌انعکاس‌ هر چه‌ بهتر فعالیتها و مصوبات‌ سازمان‌ به‌ جامعه‌ و بهره‌ گیری‌ از امکانات‌ وقابلیتهای‌ اجتماع‌ و مشارکت‌ عمومی‌ افراد آن‌ می‌ باشد .در این‌ راستا روابط‌ عمومی‌ که‌ حلقه‌ ارتباط‌ سازمانها با جامعه‌ هستند می‌ توانند نقشی‌بسیار اساسی‌ را پذیرا شوند و بطور کلی‌ هر چه‌ این‌ ارتباط‌ با مردم‌ و جامعه‌ گسترده‌ تر ومفید تر صورت‌ پذیرد به‌ همان‌ اندازه‌ سازمان‌ یا مؤسسه‌ در رسیدن‌ به‌ اهداف‌ و آرمانهای‌خود موفق‌ تر خواهد بود .در دنیای‌ امروز که‌ مردم‌ در کلیه‌ صحنه‌ های‌ جامعه‌ حضور فعال‌ دارند و افکار عمومی‌در تصمیم‌ گیریهای‌ دست‌ اندرکاران‌ نقش‌ اساسی‌ دارد و هیچ‌ برنامه‌ و فعالیتی‌ بدون‌مشارکت‌ و حضور مردم‌ به‌ خوبی‌ اجرا نمی‌ گردد بدین‌ جهت‌ شناخت‌ افکار عمومی‌ وارزیابی‌ آن‌ یکی‌ از نیازهای‌ اساسی‌ تمام‌ دولتها و سازمانهاست‌ .
روابط عمومی یک حرفه و شغلی است که تعدادی از علوم را به کمک می گیرد تا ارتباطی دو سویه را بین سازمان و مخاطب برقرار نماید.
روابط عمومی هنر، علم و فن است. روابط عمومی آیینه تمام‌نمای سازمان و جایگاه دریافت و انتقال اطلاعات است. روابط عمومی وظیفه تبلیغ، ترغیب، تشویق و نفوذ در افکار عمومی را بر عهده دارد. روابط عمومی پل ارتباطی مردم و سازمان و جایگاه دریافت و انتقال اطلاعات است. ایجاد حسن تفاهم، حسن رابطه متقابل ، اعمال مدیریت، فلسفه مدیریت، فلسفه اجتماعی مدیریت، مشاور مدیریت و کارکرد ارتباطی مدیریت از دیگر وظایف روابط عمومیست است
در این مقاله سعی شده است که به اهداف وزارت ورزش و جوانان و نیز شرح وظایف مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی اشاره شود همچنین تمام بخشهای این مرکز به همراه شرح مختصری از نحوه انجام امور در ادامه خواهد آمد .
تعاریف مختلف روابط عمومی از منظر صاحب نظران روابط عمومی
ادوارد برنیز : کوششی برای نگهداری مردم در حالتی ، فعالیتی ، حرکتی یا وضعیتی به وسیله اطلاعات ، اقناع ، ترغیب و اصلاح آنهاست
" اسکات .ام.کاتلیپ " صاحبنظر روابط عمومی در جهان :روابط عمومی ، اداره کردن وظایف ، شناسایی و ایجاد ، حفظ و نگهداری روابط مطلوب وحسنه بین سازمان وجامعه است ، جامعه ای که توفیق و ناکامی یک سازمان به آن وابسته است .
" فرهنگ وبستر" « عمل ایجاد زمینه درک عامه از فرد ، موسسه یا نهاد و ترغیب آنان برای داشتن حسن نیت نسبت به آن ،همچنین درک وحسن نیت عامه نسبت به فرد ، موسسه یا نهاد » .
تعریف " رکس هارلو " از پیشگامان روابط عمومی در جهان : روابط عمومی عبارت از دانشی است که توسط آن ، سازمان ها آگاهانه می کوشند به مسئولیت اجتماعی خویش عمل کنند تا بتوانند تفاهم و حمایت کسانی را که برای مؤسسه اهمیت دارند ، به دست آورند .
انجمن روابط عمومی آلمان :روابط عمومی، تلاش آگاهانه و قانونی به منظور تفاهم و استقرار اعتماد و شناخت متقابل با عموم، براساس تحقیق علمی و عملی صحیح و مستمر، میسر است.
انجمن جهانی روابط عمومی : روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است و عملی ممتد، مداوم و طرح ریزی شده است که از طریق آن افراد و سازمان ها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سرو کار دارند، به دست آورند.
اسکات کاتلیپ و آلن سنتر : روابط عمومی در یک سازمان می تواند با بهره گیری از ارتباطات مناسب ، تفاسیر و عقایدی را در کارکنان سازمان ایجاد کند . آنان نیز با استفاده از اطلاعات و افکاری که به وجود آمده ، تلاش صادقانه ای را با علاقه مندی برای ایجاد روابط دوستانه با مخاطبان برون سازمانی یا عامه مردم برقرار می سازند . در واقع تنظیم روابط پیش مردم و پرسنل سازمان از نتایج عملکردی روابط عمومی به شمار می آید.
انجمن روابط عمومی انگلستان:بخشی از وظایف مدیریت سازمان وعملی ممتد، مداوم و طرح ریزی شده است که از طریق آن افراد و سازمان ها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنان سرو کار دارند به دست آورند.
َ تاریخچه روابط عمومی درایران
برای اولین بار در مرداد ماه سال 1332 هجری شمسی در نمودار سازمانی شرکت سهامی تصفیه نفت ایران مستقر در آبادان، اداره‌ای تأسیس شد که آن را روابط عمومی نامیدند. از سال 1340 به بعد با الگوبرداری از این شرکت، وزارتخانه‌ها و مؤسسات بزرگ دیگر نیز به ترویج واحدهایی به نام‌های انتشارات، مطبوعات، تبلیغات و اطلاعات که بعداً همگی به روابط عمومی تغییر نام یافت، پرداختند.
از سال 1350 ادارات روابط عمومی با شکل و ترکیب فعلی و با آیین‌نامه‌ها، اساس‌نامه‌ها و شرح وظایف خاص خود از گسترش بیشتری برخوردار شدند و توسط سازمان امور اداری و استخدامی کشور و وزارت اطلاعات و جهانگردی وقت‌ (وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی) از سال 1354 تشکیلات جدید روابط عمومی در سازمان‌ها به تصویب رسید و به تدریج رشد و توسعه ادارات روابط عمومی به حدی رسید که امروز شاهد ان هستیم که هر مؤسسه، سازمان، کانون، نهاد و ... دارای روابط عمومی می‌باشد
اصول و مبانی روابط عمومی
امروزه روابط عمومی‌ به عنوان علم دارای اصول و مبانی اولیه می‌باشد. عموماً شاهد آن هستیم که واژه روابط عمومی‌ در میان مردم استفاده می‌شود بدون در نظر گرفتن اینکه واقعاً روابط عمومی چیست؟ آیا در زمره علوم پایه قرار می‌گیرد یا هنری است که از خلاقیت بهره‌ می‌گیرد و خود پس از موسیقی، نمایش، سینما و ... هنر هشتم خوانده می‌شود.
در شناخت اصول اولیه روابط عمومی می‌توان به وظایف درون سازمانی و برون سازمانی اشاره کوتاهی داشت. یک روابط عمومی در وهله اول باید با توسعه بهداشت روانی در محیط کار و ایجاد امنیت فکری در میان کارکنان زمینه همکاری و ارتباط متقابل را در میان آنان بوجود بیاورد که در نهایت به تقویت احساس مسئولیت در مجموعه منجر خواهد شد. در ضمن رسیدگی به درخواستها و پیشنهادهای کارکنان و کنترل و نظارت برامور رفاهی، تأمینی و هنری آنان از جمله فعالیتهای درونی سیستم روابط عمومی می‌باشد.
یک روابط عمومی فعال و مفیدباید با شرکت در جلسات مهم دستگاه و ارتباط مستقیم با مسئولین دستگاه به صورت مستمر کارکنان را از چگونگی سیاستها، تصمیمات جدید و آینده نگریها آگاه نماید و با حضور در سفرهای داخلی و خارجی مسئولین مربوطه در جریان مستقیم آخرین طرحهای دردست اجرا و برنامه‌ها و خط مشی‌ها قرار بگیرد. در کنار این وظایف خطیر، انجام امور خطاطی در زمینه‌های تبلیغاتی تهیه آرشیو سمعی و بصری و تنظیم شعائر و برگزاری مراسم مذهبی و مناسبتها از فعالیتهای خرد واحد روابط عمومی محسوب می‌شود
از مهمترین وظایف و فعالیتهای برون سازمانی باید به سنجش افکار عمومی جامعه نسبت به سازمان یا ارگان مربوطه اشاره کرد.
روابط عمومی باید با شناخت دقیق مخاطبین خاص و عام با استفاده از ابراز دقیق و انتخاب روش مناسب به معرفی شایسته از سازمان بپردازد و ضمن برقراری ارتباط مستمر و منسجم با وسایل ارتباط جمعی، در راستای معرفی سازمان از طریق آنها به ایجاد رابطه دوسویه بین مردم و سازمان همت گمارد.
یک روابط عمومی قدرتمند زمینه ساز مدیریت قدرتمند است و می‌تواند با نفوذ در عمق افکار عمومی و مطالعه و بررسی دقیق و کارشناسی به جمع‌آوری اخبار و اطلاعات بیرونی مورد نیاز دستگاه بپردازد و با پردازش این اطلاعات جهت ایجاد تغییرات مطلوب مخاطب در سازمان اقدام مقتضی و کارشناسانه بعمل آورد. در مقابل با توجیه و تحلیل برنامه‌ها نقش سخنگوی آن سازمان را در جهت روشن شدن اذهان عمومی بخوبی ایفا نماید. از اهرمهای موثر برای ایفاء نقش برون سازمانی و اطلاع از افکار عمومی می‌توان به نصب صندوق پیشنهادات و انتقادات، نصب صندوق پستی و اعلام تلفن پیامگیر اشاره کرد.
در راستای همین اصول، روابط عمومی در جهت رسیدن به یک جامعه مدنی باید نقش پاسخگویی و اطلاع رسانی را به خوبی ایفا نماید و با نیروهای کار شناسی خود به ساخت صحیح افکار عمومی بپردازد یک روابط عمومی مثبت اندیش کسب اطلاعات را حق قطعی مخاطب تلقی می‌کند و ضمن حرمت به کرامت انسانها و جلب مشارکت عمومی از شکل‌گیری و رواج شایعه جلوگیری خواهد کرد.

اهداف وزارت ورزش و جوانان:
پرورش نیروی جسمانی و تقویت روحیه سالم در افراد ، توسعه و تعمیم ورزش و هـماهنگ ساختن فعالیتهای تربیت بدنی و تفریحات سالم ، ایجاد و اداره امور مراکز ورزش وتوسعه و ترویج ورزش قهرمانی به منظور تحقق اهداف نظام ، حل مسائل جوانان، اعتلا و رشد نسل جوان کشور،ستفاده بهینه از استعداد و توانایی‌های نسل جوان، توسعه و تعمیم ورزش و پرورش نیروی بدنی و تقویت روحیه سالم در افراد کشور.، تعلیم و تربیت داوران و مربیان ورزش در سراسر کشور، همگانی کردن ورزش در سطح کشور، تعمیم ورزش در روستاها و مناطق عشایری.، ارتقاء سطح ورزش قهرمانی برای دستیابی به رتبه های برتر در میادین بین المللی، ارتقاء سطح ورزش حرفه ای با رویکرد اقتصادی، تأسیس، تجهیز و اداره ورزشگاهها (استادیومها) و سایر مراکز ورزشی جهت توسعه آنها، تدوین شاخصهای مربوط به صدور و لغو پروانه باشگاهها و تعیین صلاحیت اخلاقی مدیران مراکز ورزشی و تفریحات سالم کشور و نظارت بر فعالیتهای آنها طبق آئین نامه مصوب، هدایت و حمایت فدراسیون ها و هیئت های ورزشی برای دستیابی به اهداف ورزشی تعیین شده، بازرسی امور فنی مربوط به ورزش و تربیت بدنی در مدارس، دانشگاهها، آموزشگاههای عالی و سایر دستگاه های اجرایی برای تحقق اهداف تعیین شده،ایجاد بستری مناسب جهت برقراری ارتباط واحدهای تحت پوشش سازمان با مراکز بین المللی تخصصی علمی ـ ورزشی به منظور دستیابی به آخرین اطلاعات و دستاوردها در زمینه های مربوطه، فراهم نمودن تمهیدات لازم برای تقویت مشارکت بخش غیر دولتی و تحکیم نهضت داوطلبی در فعالیتهای ورزشی، مطالعه و پژوهش در حوزه‌های راهبردی امور جوانان به منظور بازشناسی و تبیین مسائل و نیازهای گوناگون جوانان و ارائه راهبردهای مناسب برای حل مسائل آنان و هماهنگی مطالعات کاربردی دستگاه‌های اجرایی در این زمینه، شناسایی، نظارت، حمایت و تقویت تشکل‌های غیردولتی جوانان، شناسایی فعالیت‌های قابل واگذاری دستگاه‌های اجرایی به تشکل‌ها و سازمان‌های غیردولتی جوانان با همکاری مراجع ذیربط، بررسی عملکرد و میزان اثربخشی فعالیت‌های دستگاه های اجرایی مرتبط با امور جوانان و ارسال به مراجع ذی‌ربط، ساماندهی و نظارت بر مراکز خدمات مشاوره‌ای و اطلاع‌رسانی جوانان، طراحی و مدیریت برنامه‌های ملی ویژه و فرابخشی و نمونه‌سازی فعالیت‌های مر بوط به جوانان با همکاری دستگاه‌های اجرایی مربوط، تهیه و تدوین «برنامه جامع ساماندهی امور جوانان کشور» با عنایت به جایگاه نقش و مأموریت‌های اساسی دستگاه های مختلف دولتی و غیردولتی مرتبط با امور جوانان، مطالعه و بررسی قوانین و مقررات مربوط به جوانان در جهت رفع کاستی‌ها و پیشنهاد برای تغییر و اصلاح یا وضع قوانین جدید به مراجع ذی‌صلاح با همکاری دستگاه های ذی‌ربط، ساماندهی فعالیت‌های فراغتی نسل جوان متناسب با مقتضیات دوره جوانی در جهت سازندگی کشور و رفع محرومیت فرهنگی و اجتماعی جوانان در مناطق شهری و روستایی، ارائه شیوه‌های مناسب برای استفاده بهینه از استعدادها و توانایی‌های جوانان و بهره‌گیری بیشتر از امکانات و منابع دستگاه‌های اجرایی ذی‌ربط، همکاری در تعیین ضوابط و استاندارد برای فعالیت‌های مراکز فرهنگی و هنری مربوط به جوانان با دستگاه‌های اجرایی ذی‌ربط
شرح وظایف مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی
از لحاظ چارت و ساختار ،مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی زیر نظر مستقیم وزیر ورزش و جوانان فعالیت میکند . از رییس مرکز و معاون و تعدادی کارمند و کارشناس در بخشهای مختلف تشکیل شده است . مهمترین شرح وظایف این مرکز به شرح ذیل میباشد :
تماس و همکاری با ارگانها و دستگاه های دیگر به منظور آگاهی از سیاستهای ارتباطی و تبلیغاتی و ارائه گزارش پیشرفت فعالیتها و برنامه ها جهت درج در مجموعه های مربوط به فعالیت وزارتخانه ، همکاری با مرکز فن آوری اطلاعات به منظور بکارگیری فناوریهای نوین اطلاعاتی در راستای تحقق دولت الکترونیک با استفاده از فناوری در تبلیغات و ایجاد ارتباطات داخلی و کشوری، مدیریت پایگاههای اطلاع رسانی الکترونیک دستگاه و افکارسنجی عمومی و دستگاهی، برقراری ارتباط مستمر با رسانه های گروهی و خبرگزاری های جمهوری اسلامی به منظور انعکاس تشریح فعالیتها و برنامه ها و اقدامات وزارتخانه، برقراری حسن ارتباط بین مردم و واحدهای وزارتخانه از طریق دریافت پیشنهادها، انتقادها و نقطه نظرات به منظور انعکاس آن به مسئولان و بالعکس، برقراری حسن ارتباط بین کارکنان و مسئولان وزارتخانه از طریق انعکاس نظرها و پیشنهادهای آنها و برگزاری جلسات داخلی ، دسته بندی جراید، مطبوعات و نشریات در ارتباط با مسایل ورزشی ، اجتماعی، فرهنگی و ... به منظور گردآوری اخبار و اطلاعات و گزارشهای لازم در این زمینه و نگهداری در آرشیو و تلاش جهت بکارگیری فناوریهای نوین اطلاعاتی، اجرای طرحهای لازم به منظور تنظیم گزارشها و اطلاعیه های مختلف جهت آگاهی افکار عمومی از رویدادهای مهم ورزشی و امور جوانان، برگزاری مراسم سخنرانیها، جشن ها و فعالیتهای مذهبی و ملی و .... در مناسبتهای مختلف، حضور در کلیه نمایشگاه ها و سمینارهای تخصصی روابط عمومی، رسانه ، ورزش و جوانان به صلاحدید رییس مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی، تهیه عکس، اسلاید و فیلم و گزارشهای خبری از فعالیتهای وزارتخانه، تهیه محتوی اطلاعاتی جهت بانکهای اطلاعاتی در زمینه موجودی کتابها، نشریات، روزنامه ها و ...و ایجاد آرشیو سمعی و بصری، انجام همکاری با مرکز فن آوری اطلاعات به منظور ایجاد شبکه الکترونیکی ارتباطی بین واحدهای وزارتخانه و ادارات کل تابعه و سایر دستگاهها جهت تسریع در انعکاس خبرها و فعالیتها و ...، انجام سایر امور مربوطه در چارچوب قوانین و مقررات
در این قسمت از مقاله اشاره بسیار گذرا و کوتاه به برخی از مهمترین بخشهای این مرکز داریم :
ارتباط با رسانه ها – یکی از بخشهای مرکز روابط عمومی ، ارتباط با رسانه های گروهی شامل صدا و سیما و مطبوعات میباشد . تعامل و هماهنگی با شبکه های مختلف صدا و سیما و نیز همکاری با خبرگزاریها ، روزنامه ها و مجلات از مهمترین وظایف این بخش هست . ارتباط با خبرنگاران و تهیه دعوتنامه برای مدیران ارشد رسانه های گروهی جهت تهیه خبر از نشستهای وزیر ورزش و جوانان و یا معاونین ، تجلیل از خبرنگاران ، تهیه اصلاحیه و یا تکذیبیه برای رسانه های گروهی و ایجاد کانال ارتباطی بین خبرنگاران و مسئولان وزارت ورزش و جوانان از دیگر وظایف این قسمت میباشد .
سایت خبری وزارت ورزش و جوانان – این سایت به آدرس MSY.GOV.ORG به عنوان تنها سایت مرجع اخبار مرتبط با ورزش و جوانان میباشد که از یک سردبیر ، یک جانشین سردبیر ، چند خبرنگار ، دو عکاس تشکیل شده است . وظیفه اصلی این سایت تهیه گزارشهای خبری و تصویریست . در کنار این کار ، تولید اخبار و گزارشها نیز بعنوان یکی از مهمترین وظایف این سایت بشمار میرود . در این سایت ، از اخبار فدراسیونها ، استانها ، حوزه جوان ، معاونتهای مختلف و .... استفاده میشود .
هماهنگی با روابط عمومی فدراسیونهای ورزشی – در این بخش ، کارشناسان به بررسی عملکرد روابط عمومی فدراسیونها بصورت هر 6 ماه یکبار می پردازند و در نهایت در انتهای سال با ارزیابی عملکرد آنها ، از روابط عمومی های برتر تقدیر به عمل می آید .
هماهنگی با روابط عمومی استانها – در این بخش ، کارشناسان به بررسی عملکرد روابط عمومی استانها بصورت هر 3 ماه یکبار می پردازند و در نهایت در پایان سال از روابط عمومی های برتر تقدیر به عمل می آید .
تحلیل محتوا – در این بخش ، کارشناسان مربوطه با استفاده از نر افزار SPSS اخباری که مرتبط با وزارتخانه میباشد را بصورت ماهانه تجزیه و تحلیل نموده و همراه با آمار و نمودار به نظر وزیر ورزش و جوانان میرساند .
بریده جراید – در این بخش ، کارشناسان بصورت روزانه اخبار و اطلاعاتی که مرتبط با وزارت ورزش و جوانان هست را اسکن نموده و سپس بصورت بولتن در اختیار وزیر و معاونین قرار میدهند .
سمعی و بصری – در این بخش ، کلیه مستنداتی که مرتبط با روابط عمومیست آرشیو و نگهداری میشود .

گردآوری و تنظیم : فریبا یدایی
کارشناس ارشد روابط عمومی

تاريخ  ارسال:سه شنبه 17 بهمن 1391 - 22:54

کد:851-1403